Tổ chức hội nghị là hình thức tổ chức một sự kiện lớn và có phần long trọng trong cách tổ chức cũng như quy trình diễn ra hội nghị. Hội nghị là nơi để bàn bạc những vấn đề quan trọng, lớn bởi những tổ chức doanh nghiệp lớn nhằm chỉ ra ưu và nhược điểm của doanh nghiệp để đánh giá được tình hình chung là đưa ra hướng giải quyết giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn.
I.Các loại hình Hội Nghị:
• Hội nghị tổng kết cuối năm
• Hội nghị đầu tư, hợp tác và phát triển
• Hội nghị khách hàng
Tổ chức hội thảo là một sự kiện gặp mặt giữa một nhóm người, tổ chức doanh nghiệp có cùng quan tâm đến một chủ đề nào đó, buổi gặp mặt này có mục đích để thảo luận về nội dung mà nhóm người này quan tâm. Có thể mời thêm những khách mời có cùng sự quan tâm về vấn đề đến tham dự sự kiện hội thảo.
Muốn tổ chức hội nghị hội thảo thành công phải làm thế nào? Hãy liên hệ CTCP TT Viên Hoàng Gia – Chúng tôi là đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Chúng tôi sẽ tạo ra những kịch bản chương trình hội nghị, hội thảo thu hút nhất. Có đội ngũ nhân viên điều hành kinh nghiệm để buổi sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra tốt đẹp và thành công nhất.
II. Các loại hình Hội Thảo:
• Hội thảo khoa học
• Hội thảo du học
• Hội thảo chuyên đề, chuyên môn
• Hội thảo ra mắt sản phẩm mới
I. Quy trình tổ chức hội nghị được lê kế hoạch cụ thể như sau:
• Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
• Lựa chọn ngày, tháng
• Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
• Chọn địa điểm
• Thông báo cho các thành viên, khách mời
• Chuẩn bị tài liệu
• Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
• Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp
• Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,…)
• Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
• Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)
• Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
• Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,…cho các thành viên (nếu từ xa tới). • Tính toán, dự trù kinh phí.
II. Quy trình khi bắt đầu tổ chức hội nghị hội thảo
• Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
• Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách
• Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
• Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
• Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
• Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)
• Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.
Đây sẽ là ngày diễn ra buổi hội nghị, hội thảo, cần lên trước timeline chương trình để MC phối hợp thực hiện nhằm tránh phát sinh thêm thời gian. Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo tiến hành như sau:
• Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo.
• Sự kiện bắt đầu, MC lên giới thiệu về chương trình, giới thiệu các đại biểu, tuyên bố lý do tổ chức
• Đại diện thay mặt lên phát biểu khai mạc
• Để tránh cho buổi hội nghị, hội thảo bị tẻ nhạt sẽ có các tiết mục biểu diễn cũng như dùng tiệc trà khoảng 30 phút để mọi người thư giãn, có thời gian chia sẻ kiến thức với nhau
• Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo, tặng quà lưu niệm cho khách mới và người tham dự.
Một số hình ảnh tổ chức sự kiện của Viên Hoàng Gia.
